MasterMeester geeft adviezen over het implementatietraject van de kwaliteitscriteria 2.1. Wij geven met dit advies antwoord op de vraag wat gemeenten, omgevingsdiensten en provincies (nog) dienen te doen om kwaliteitscriteriaproof te worden. Door de juiste prioriteiten te stellen komen we samen tot een effectieve aanpak om uw organisatie kwaliteitscriteria-proof te maken.
Dienstverlening MasterMeester
Wij voeren de volgende fases uit:
- Inventarisatie
- Projectafstemming
- Praktijkdag Procescriteria
- Projectplan VTH kwaliteitscriteria
Stap 1 Inventarisatie:
Om een eerste beeld te vormen van de huidige stand van zaken omtrent de kwaliteitscriteria vraagt MasterMeester de alle relevante documenten die te maken hebben met de VTH kwaliteitscriteria. Hierbij kunt u denken aan de volgende documenten:
- Verbeterplan VTH kwaliteitscriteria 2.1
- Kleurenrapportage zelfevaluatietool
- DVO omgevingsdienst
- Bouwbeleidsplan
- Bestuursprogramma
- Handhavingsuitvoeringsprogramma en –planning
- Nalevingstrategie
- Toezichtstrategie
- Sanctie-, en gedoogstrategie
- Beleid en uitvoeringsprogramma voor vergunningverlening
- Jaarverslag
- Afdelingsplan
- Begrotingen en relevante tussentijdse budgetwijzigingen (bijvoorbeeld in het kader van de voor- en najaarsnota’s)
- Procedures / werkinstructies / processenboek / protocollen
- Inhoudelijke voortgangsrapportages (bijvoorbeeld: excel-overzichten, MARAP, etc.)
- Documenten / systemen waaruit de scheiding tussen handhaving en vergunningverlening op persoonsniveau blijkt
- Verantwoordingen (bijvoorbeeld: handhavingsverslag)
- Analyses en sturingsinformatie door het management (inclusief resultaten interne audits en verbeterplannen)
- VTH beleidsplan
Als wij deze documenten hebben ontvangen dan maken wij een analyse van deze documenten en stellen een verificatielijst op. In deze lijst staan alle documenten die wij hebben ontvangen en wij geven per document aan waar dit document terug is te vinden in de kwaliteitscriteria 2.1 en benoemen aandachtspunten. Daarnaast stellen wij een ‘op maat gemaakte’ checklist op met daarin een overzicht van hiaten op het gebied van kwaliteitscriteria. Deze lijsten versturen wij vervolgens aan de projectleider en fungeren als leidraad voor fase 2: De projectafstemming.De beleidsanalyse hebben wij geverifieerd met de projectleiders van de gemeente.
2. Projectafstemming:
Na het afronden van de inventarisatiefase en het opleveren van de checklist vindt er een afstemmingsgesprekplaats tussen de interne projectleider (medewerker verantwoordelijk voor kwaliteitscriteriaproof maken van de organisatie) en de adviseurs van MasterMeester. Daarbij komen de volgende zaken aan de orde:
- Verificatie van de eerder aangeleverde documentatie
- Randvoorwaarden bestuurlijke standpunten (bestuurlijke visie vaststellen en verifiëren)
- Uitgangspunten Praktijkdag Procescriteria:
- Checklist procescriteria doorlopen
- Projectteam/organisatie samenstellen
- Aantal dagdelen Praktijkdag Procescriteria bepalen
- De wijze van documenteren, noteren en verslaggeving en communicatie
- Eventuele projectrisico’s en beheersmaatregelen benoemen
3. Praktijkdag Procescriteria :
Afhankelijk van het afstemmingsoverleg met de projectleider behelst dit een of meerdere dagdelen. Tijdens de Praktijkdag Procescriteria wordt de checklist nader vormgegeven. De adviseurs van MasterMeester zijn procesbegeleider van deze praktijkdagen. De voorbesproken checklist wordt per processtap doorlopen en daarbij wordt door de projectleden gekozen of dit knelpunt realiseerbaar is in de toekomst. Zo ja, hoe dan en wanneer. Zo nee, waarom niet. Aan het einde van de dag hebben we praktische oplossingen voor de knelpunten gegeneerd. Aan het einde van de dag hebben we de zogenaamde quick wins al van een oplossing voorzien en hebben we een concreet actieplan voor de knelpunten welke op de langere termijn behaald dienen te worden.
4. Opstellen projectplan VTH-kwaliteitscriteria:
De Praktijkdag Procescriteria heeft een uitgewerkt overzicht opgeleverd van producten en een concreet actieplan met de nog te verrichten acties, wie verantwoordelijk is, wanneer deze actie wordt opgepakt, door wie, hoeveel uur en de daarbij horende kosten met projectplanning. Indien dit plan van aanpak wordt uitgevoerd dan zijn de kwaliteitscriteria succesvol geïmplementeerd.
